REFERAT FRA ÅRSMØTET FOR DRIFTSÅRET 2019 OPPRINNELIG SATT TIL 25. MARS 2020, MEN AVLYST GRUNNET KORONA-VIRUS. REFERATET ER BASERT PÅ EVENTUELLE TILBAKEMELDINGER FRA MEDLEMMENE
Alternativt årsmøte ble gjennomført etter følgende prosedyre:
• Alle sakspapirer til årsmøtet ble utsendt til medlemmene i henhold til fristene nedfelt i foreningens vedtekter. Papirene ble i hovedsak sendt elektronisk, men for de ca . 10 medlemmene som ikke har tilgang til PC, ble papirene skriftlig overlevert i deres postkasser. Noe supplerende informasjon ble ettersendt medlemmene i egne e-poster og direkte levert, blant annet knyttet til valg og kontingenter.
• Prosedyre for gjennomføring av det elektroniske årsmøtet med frister ble gitt alle medlemmer i egen e-post eller skriftlig.
• Medlemmene ble gitt en frist (22.3.2020 kl. 18.00) for innsigelser og tilbakemeldinger via e-post eller på telefon til styrets leder eller sekretær.
• Mulige innsigelser og tilbakemeldinger er, hvis fremkommet, inntatt under de enkelte beslutningspunktene i referatet.
• Forøvrig fikk vi tre tilbakemeldinger, som ikke var relatert til beslutninger, men som alle tilkjennega en positiv holdning til hvordan vi valgte å gjennomføre årsmøtet.
Til behandling forelå:
1. Konstituering
Det er ikke fremkommet kommentarer til innkallelsen.
Tilstede elektronisk var alle medlemmer som er elektronisk informert og de medlemmer som har mottatt utsendte sakspapirer og prosedyrer postalt.
Styrets leder, Tormod A. Schei, har koordinert alle utsendelser og prosedyrer knyttet til den valgte gjennomførings-formen.
Styrets sekretær, Bjørn Tore Westby, ble av styret i Båtforeningen valgt til referent.
Til å underskrive protokollen anbefalte styret i Båtforeningen å forespørre Tore Helminsen og Morten Helgesen. Begge de foreslåtte har akseptert dette.
2. Årsberetning
Årsberetningen for driftsåret 2019 var utsendt sammen med innkallingen til Årsmøtet 2. mars 2020.
Ingen kommentarer er fremkommet fra medlemmene.
Årsberetningen ble følgelig enstemmig godkjent.
3. Regnskap og revisors beretning
Foreningens regnskap for 2019 var på forhånd sendt ut til medlemmene. I denne var det også utsendt kommentarer til enkeltpunkter i regnskapet.
Regnskapet er gjort opp med et overskudd på kr. 263.889.
Revisorberetningen var vedlagt utsendelsen og det har ikke fremkommet noen bemerkninger til denne.
Ingen innsigelser/kommentarer er fremkommet fra medlemmene.
Regnskapet for 2019 ble følgelig enstemmig godkjent.
4. Fastsettelse av kontingenter, avgifter og godtgjørelser. Budsjett for 2020.
Styret fremla som egen oversendelse en fullstendig oversikt over de foreslåtte kontingenter, avgifter og godtgjørelser, og påpekte at disse er regulert i.h.t. konsumprisindeksen som vedtatt på årsmøtet tilbake i tid.
Ingen innsigelser/kommentarer er fremkommet fra medlemmene.
Styrets forslag til kontingenter, avgifter og godtgjørelser ble følgelig enstemmig godkjent.
Styret oversendte medlemmene forslag til budsjett for 2020. I budsjettet for 2020 ble det påpekt at vi stort sett følger utviklingen fra 2019, men inkluderer avsetninger til to større prosjekter, nemlig vedlikehold, reparasjon og utbedringer på vaktbua. I tillegg er det avsatt midler til oppstart av mulig reguleringsarbeid i havna og jubileumsfest (om dette er gjennomførbart).
Ingen innsigelser/kommentarer er fremkommet fra medlemmene.
Budsjettet ble følgelig enstemmig godkjent.
5. Innkommende forslag
Det var ikke innkommet saker for behandling fra medlemmene.
Følgende saker ble fremmet av styret i Båtforeningen:
Havnereglement
Styret fremmet en sak knyttet til Havnereglementes bestemmelser om båtstørrelser.
Saken ble fremmet etter innspill på fjorårets årsmøte. Med bakgrunn i dette innspillet ble det nedsatt en komite’ som i løpet av året har vurdert havnereglementet, spesielt med tanke på båtstørrelser. Det nye havnereglementet, basert på ovennevnte komite’s innspill, ble presentert og er også lagt ut på Båtforeningens hjemmeside.
Ingen innsigelser/kommentarer fremkom fra medlemmene og saken ble tatt til orientering.
Inntaksområdet
Det nye boligområdet Slevik Terrasse/Langgårdslia er foreslått innlemmet i Båtforeningens inntaksområde. Andre mulige endringer vil ikke bli vurdert i påvente av mulige fremtidige utvidelser av havna.
Ingen innsigelser fremkom fra medlemmene og det nye området anses innlemmet i Båtforenings inntaksområde.
Videre utvikling av havna
Båtforeningen har tidligere gitt innspill til revideringen av kommunens arealplan der vi ber om et større havneområde enn i dag. Ref. for øvrig fjorårets årsmøte. Vårt innspill har ikke møtt vesentlige innvendinger og endelig plan forventes vedtatt i løpet av sommeren.
Med basis i de alternativer som ble oversendt medlemmene før årsmøtet, er dette et så omfattende og vesentlig prosjekt at det må diskuteres og besluttes i et ekstraordinært årsmøte.
Styrets forslag til vedtak har ikke møtt innvendinger fra medlemmene og følgende forslag ble vedtatt:
• Det nedsettes en komite’ som sammen med styret skal gi innspill og ideer til hvordan den fremtidige havna skal se ut.
• Styret starter nødvendige forarbeider til en reguleringsprosess.
• Det holdes et ekstraordinært årsmøte for å vise konsepter og kostnader/finansiering samt beslutte veien videre.
Siden det ikke ble mulighet til å avholde årsmøtet på ordinært vis, er styret inneforstått med at denne saken vil kreve ytterligere diskusjoner/innspill i samråd med medlemmene i tiden fremover!
Det vil følgelig bli innkalt til et informasjonsmøte for alle medlemmer så snart Corona-situasjonen gir oss anledning til dette.
6. Valg
Valgkomiteens innstilling til de ulike verv var utsendt på forhånd.
Ingen tilbakemeldinger fra medlemmene fremkom og alle nyvalg og gjenvalg ble enstemmig vedtatt.
Funksjon Navn Gjenv. Funksjonstid
Styret
Leder Tormod Schei 1 år (gjenvalg)
Nestleder Helg Sture Harper 2 år (gjenvalg)
Kasserer Ove Aa. Mathisen 2 år (gjenvalg)
Sekretær Bjørn Tore Westby 1 år (ikke på valg)
Havnesjef Christian Hellqvist 2 år (ny)
Teknisk sjef Magne Vold 1 år (ikke på valg)
Kranvakter Christian Hellqvist 2 år (gjenvalg)
Jørgen Johannessen 1 år (ikke på valg)
Terje Larsen 2 år (gjenvalg)
Fred Hansen 1 år (ikke på valg)
Revisorer Per Gjerløv 2 år (gjenvalg)
Nina Cecilie Gjølberg Nordli 1 år (ikke på valg)
Valgkomite’ Thorbjørn Olsen 1 år (ikke på valg)
Svein Sanne 1 år (ikke på valg)
Arild Eklund 2 år (gjenvalg)
Bryggeansvarlige
A-brygga Terje Larsen 2 år (gjenvalg)
C-brygga Bernt Olsen 1 år (ikke på valg)
E-brygga Tore Helminsen 2 år (gjenvalg)
G-brygga Bjørn Langgård 2 år (gjenvalg)
I-brygga Svein Sanne 1 år (gjenvalg)
Styret takket alle medlemmer for en positiv holdning til den elektroniske gjennomføringen
av årsmøtet.
Slevik, 26. mars 2020
Bjørn Tore Westby Morten Helgesen Tore Helminsen
Referent